QUY TRÌNH THAM GIA CHƯƠNG TRÌNH TRAO ĐỔI SINH VIÊN

phụ trách

• Sinh viên có thể đăng ký tối đa 3 nguyện vọng theo trường mong muốn được tham gia học tập theo thứ tự ưu tiên giảm dần. Danh sách các trường đối tác có thể download tại fanpage FTU Exchange.

• Với lý do chỉ tiêu, đối với hầu hết các nguyện vọng tại Hàn Quốc và Nhật Bản, sinh viên chỉ được đăng ký tham gia trao đổi 1 học kỳ.

• Xét chọn và thông báo cho các sinh viên đủ tiêu chuẩn để tham gia chương trình.

• Tất cả sinh viên sau khi xác nhận tham gia chương trình sẽ điền đầy đủ thông tin vào Đơn đăng ký tham gia chương trình (mẫu 1), Đơn cam kết tham gia chương trình (mẫu 2), cùng với bản photo (không cần công chứng) giấy khai sinh, sổ hộ khẩu, bảng điểm, chứng nhận sinh viên, chứng chỉ ngoại ngữ (nếu có). Các mẫu đơn sẽ được cung cấp trong email quy trình tham gia chương trình trao đổi.

• SV nộp lệ phí tham gia chương trình vào tài khoản của trường và nộp bản photo biên lai thu lệ phí cùng với bộ hồ sơ lưu tại ĐHNT. (chi tiết hướng dẫn cách nộp lệ phí sẽ được cung cấp trong email quy trình).

LƯU Ý VỚI CÁC SV THAM GIA CHƯƠNG TRÌNH TRAO ĐỔI TẠI KHOA CHUYÊN NGÀNH:  Ngoài việc nộp hồ sơ xét duyệt tại Khoa, SV có nghĩa vụ thông báo cho P. HTQT về kế hoạch trao đổi của bản thân, đồng thời nộp đầy đủ các hồ sơ lưu tại ĐHNT và lệ phí tham gia trao đổi như các bạn đăng kí theo vòng trường.

• Song song với quá trình làm hồ sơ gửi cho trường đối tác, sinh viên cần phải làm Thỏa thuận Học tập Trao đổi- Learning Agreement (theo mẫu có sẵn của nhà trường) để xác nhận các môn sẽ học trong thời gian tham gia trao đổi và chuyển điểm về trường sau thời gian học trao đổi.

• Sinh viên khi lựa chọn môn phải căn cứ vào chương trình đào tạo của mình để đảm bảo các học phần được tích lũy bên trường đối tác tương thích với các môn học chưa hoàn thành trong CTĐT tại ĐHNT (minh chứng kèm theo là đề cương các môn học (bằng tiếng Anh) được sinh viên lựa chọn) đồng thời phải hoàn thành 100% nghĩa vụ học phí đối với cả các môn học được chuyển điểm tại ĐH Ngoại thương.

• Sinh viên hoàn thiện thủ tục, nộp hồ sơ theo yêu cầu của trường đối tác và Hồ sơ cụ thể theo email hướng dẫn về phòng HTQT. Nếu trường đối tác yêu cầu điền đơn đăng ký online, sinh viên phải tuân thủ các trình tự theo hướng dẫn của trường đối tác. Phòng HTQT có thể hỗ trợ dịch công chứng với một số văn bản như sổ hộ khẩu, giấy khai sinh, CMND và văn bản phát hành bởi trường Đại học Ngoại thương, với thời gian chờ từ 3 ngày đến 2 tuần. P.HTQT có thể từ chối nhận dịch một số giấy tờ theo quy định.

• Trường đối tác xét duyệt và quyết định chấp nhận hoặc từ chối chấp nhận sinh viên.

• Phòng HTQT gửi hồ sơ sang trường đối tác theo yêu cầu của đối tác.

• Phòng HTQT nhận thư chấp nhận và các giấy tờ cần thiết do trường đối tác gửi sang và thông báo cho sinh viên lên nhận những giấy tờ này.

P. QLĐT

• Từ đó, phòng Kế hoạch Tài chính thực hiện kiểm tra tình trạng học phí của những sinh viên có tên trong danh sách. SV cần đảm bảo phải hoàn thành nghĩa vụ học phí đối với các môn sẽ chuyển điểm về trước khi tham gia chương trình trao đổi. SV có vấn đề liên quan đến học phí chủ động giải quyết tại P. KHTC.

• Phòng Quản lý Đào tạo thực hiện kiểm tra số tín chỉ quy định của SV đồng thời yêu cầu SV nộp Thỏa thuận Học tập Trao đổi (Learning Agreement) các môn học trong thời gian tham gia chương trình trao đổi tại nước ngoài. SV có vấn đề liên quan tới số tín chỉ hoặc kế hoặc thỏa thuận tập chủ động giải quyết tại P. QLĐT.

• Dựa trên rà soát của P. KHTC và P. QLĐT, P. HTQT sẽ tiến hành làm Danh sách SV tham gia trao đổi, từ đó làm Quyết định tham gia chương trình trao đổi cho SV. Với quyết định này, SV được chấp thuận cử đi học trao đổi tại trường đối tác.

P. KHTC (về vấn đề học phí)

P. QLĐT (về vấn đề tín chỉ và các vấn đề liên quan đến chương trình đào tạo)

• Biên lai tham gia chương trình trao đổi được cấp bởi Phòng Kế hoạch Tài chính.

• Sinh viên có trách nhiệm xin visa đi học. Phòng HTQT sẽ hỗ trợ sinh viên trong việc xin visa nhưng không đảm bảo sinh viên sẽ được cấp visa.

LƯU Ý: Để đảm bảo tiến độ xin visa, sinh viên nên tìm hiểu các thủ tục xin visa trên trang web hoặc tại Đại sứ quán của nước muốn đến học ngay sau khi nhận được thông báo chấp nhận của trường đối tác. Phòng HTQT có thể hỗ trợ dịch công chứng với một số văn bản cơ bản (sổ hộ khẩu, giấy khai sinh, CMND) và văn bản phát hành bởi trường Đại học Ngoại thương, với thời gian chờ từ 3 ngày đến 2 tuần. P.HTQT có thể từ chối nhận dịch một số giấy tờ theo quy định.

P. KHTC

• SV có thể được yêu cầu điền các form thông báo tình trạng của bản thân cho P.HTQT trong thời gian đi học tại trường đối tác để P. HTQT nắm thông tin và giúp đỡ nếu cần thiết.

• Đối với các SV có nguyện vọng gia hạn tham gia chương trình trao đổi: SV chỉ được phép gia hạn thời gian tham gia trao đổi tối đa là 1 kì nếu đáp ứng được 1 trong 2 điều kiện sau:

– KHÔNG LÀM ẢNH HƯỞNG ĐẾN CHỈ TIÊU CỦA CÁC SV KHÁC ĐƯỢC TIẾN CỬ TRONG KÌ SAU (phải có xác nhận của trường đối tác về việc này)

– CHUYỂN TỪ DIỆN MIỄN HỌC PHÍ SANG TỰ PHÍ (nếu trường đối tác chấp nhận)

 SV thông báo với cán bộ trường đối tác để tiến hành trao đổi với P. HTQT. Sau khi được trường đối tác và P. HTQT chấp nhận, SV viết Đơn xin gia hạn tham gia chương trình trao đổi (mẫu 3) và nộp bản scan Thỏa thuận Học tập Trao đổi bổ sung (Learning Agreement) gửi về địa chỉ email của P. HTQT chờ phê duyệt sau đó sẽ tiến hành làm QĐ gia hạn làm căn cứ nhập học lại sau này.

• P. HTQT tổng hợp số lượng SV đã đi trao đổi về theo các đợt để cập nhật với Phòng QLĐT và làm Quyết định nhập học lại cho sinh viên. Nếu sinh viên không làm các thủ tục nhập học lại tại Phòng HTQT thì Phòng QLĐT sẽ không giải quyết các vấn đề liên quan đến học tập của sinh viên sau khi đi trao đổi về.

• Các vấn đề phát sinh sau khi đi học trao đổi về, ví dụ sáp nhập lớp hành chính mới… liên hệ P. QLĐT để được xử lý.

–       Dịch công chứng Bảng điểm và Mô tả môn học của trường đối tác tại phòng HTQT;

–       Nộp Thỏa thuận Học tập đã được ký duyệt trước khi xác nhận trước khi đi và bảng điểm cho phòng QLĐT.

–       Phòng QLĐT để được lên điểm trên trang tín chỉ (nếu có).